Osobný údaj je špecifickou komoditou. V spoločnosti a predovšetkým vo svete podnikania však ide o skutočne cennú surovinu. Práca s osobnými údajmi však od 25. 05. 2018 dostane nové brnenie, ktorého cieľom bude zvýšiť ochranu osobných údajov. Novým brnením, respektíve nariadením, ktoré sa o tento proces postará je smernica Európskej únie s názvom General Data Protection Regulation, skrátene GDPR. Čo sa konkrétne osobných údajov týka, do platnosti vstúpia novinky, ktoré súvisia s ich zberom a spracúvaním. Predovšetkým ak ide o osobné dáta zamestnancov a klientov.
Pri pracovnoprávnom vzťahu sú osobné údaje prioritne spracované s cieľom uzatvorenia pracovnej zmluvy. V prípade ukončenia pracovnoprávneho vzťahu by mal zamestnávateľ vedieť, že GDPR umožňuje uchovávanie údajov iba v prípade, že zamestnávateľ relevantne opodstatní ich ďalší účel.
Vymazanie osobných údajov zamestnanca
GDPR pojem právo na výmaz definuje sa viaže aj na ukončenie pracovného vzťahu medzi zamestnancom a zamestnávateľom. Čo teda GDPR hovorí? V okamihu, kedy sa dôvod na uchovávanie osobných údajov skončí (odchod zamestnanca, prepustenie zamestnanca), zamestnávateľ musí údaje automaticky vymazať. Vymazaným sa myslí ako elektronická forma údajov (databáza, agenda) ale takisto fyzické zničenie konkrétnych údajov.
Na to, aby údaje boli zamestnávateľom vymazané teda nie je nutné podávať si žiadosť na výmaz. Ak zamestnávateľ nemá relevantný dôvod pre ďalšie využitie osobných údajov, vymazanie musí byť povinnosťou. V prípade, že sa potvrdí účel ďalšieho využitia, zamestnávateľ tak či onak potrebuje získať súhlas bývalého zamestnanca opätovne. Uchovanie osobných údajov však môže závisieť aj od toho, či bola nejakým spôsobom doba uchovania osobných údajov stanovená. Akýmsi východiskom teda pri uzatváraní zmluvy môže byť bod v ktorom sa stanoví archivačná doba osobných údajov.
Ako dlho teda údaje uchovávať?
Archivačná doba je stanovená podľa zákona o účtovníctve a týka sa teda z časti aj pracovnoprávneho vzťahu. Dĺžka pre uchovanie účtovných záznamov je 5 rokov. Tieto údaje môžu zahŕňať údaje, ako meno, priezvisko či rodné číslo. Ide o dokumenty ako mzdové listy, platové výmery, daňové doklady a k nim príslušná dokumentácia. Avšak podľa právnikov sa v rámci zákona pri zavádzaní GDPR zakotví opatrenie, ktoré bude definovať archivačnú dobu osobných údajov pri pracovnoprávnom vzťahu komplexne.
Napríklad po ukončení pracovného vzťahu medzi zamestnancom a zamestnávateľom by bola doba uchovania osobných údajov po dobu 10 rokov. Samozrejme, jediným účelom by bolo uchovávanie údajov. Každý iný proces by mohol byť považovaný za zneužitie a podniku by hrozila vysoká sankcia.