Táto informácia sa nachádza už v samotnej „poučke” pojmu osobný údaj, ktorá hovorí: „Osobný údaj je akákoľvek informácia, ktorá sa týka identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby.“

Táto časť vety nám úplne stačí na to, aby sme porozumeli, že fotografia skutočne osobných údajom je. A to najmä preto, že fyzickú osobu vieme na základe fotografie odlíšiť a identifikovať od iných osôb napriek tomu, že pri fotografií nie je uvedené žiadne meno či priezvisko. 

Avšak, je dôležité povedať, že fotografia sa už v dnešnej dobe nepovažuje za citlivý údaj. Výnimku tvoria fotografie tváre, ktoré sú spracovávané zariadením slúžiacim na snímanie biometrických údajov fyzickej osoby. 

Čo považujeme za spracúvanie osobných údajov v prípade fotografie?

V prvom rade sem neradíme nejasné a rozmazané fotografie, na ktorých danú osobu nemožno žiadnym spôsobom identifikovať.  

Spracúvanie fotografií zamestnávateľom môžeme rozdeliť na 3 zložky:

1. s propagačným cieľom,
2. s cieľom vydania zamestnaneckého preukazu,
3. s cieľom vedenia dochádzky.

Propagácia

Najčastejšie sa týka zverejňovania fotografií zamestnancov na webovej stránke zamestnávateľa, na intranete, vizitkách, firemnom časopise či na propagačných materiáloch.

Mnohé spoločnosti zverejňujú fotografie zamestnancov na svojich webových stránkach. Hlavným dôvodom je lepšia a rýchlejšia komunikácia so zákazníkom, lepšie vybavenie si daného zamestnanca (napr. pracovníka zákazníckeho servisu). Na tento účel sa však vyžaduje súhlas od zamestnanca.  

V prípade intranetu sa zverejňujú fotografie zamestnancov pre zlepšenie komunikácie medzi samotnými zamestnancami. Takisto je potrebný súhlas. 

Firemný časopis je ideálny nástroj na tvorbu firemnej kultúry v podniku, ale aj na informovanie zamestnancov o tom, čo sa v ich podniku práve deje. Ak zamestnávateľ plánuje zverejňovať fotografie zamestnancov z dôvodu jubilea, blahoželania k pracovnému úspechu či dokonca z firemnej akcie, aj v tomto prípade potrebuje súhlas.

Vydávanie zamestnaneckých preukazov

Právnym základom je oprávnený záujem prevádzkovateľa, ktorým je jednoznačná identifikácia zamestnanca pri vstupe do priestorov firmy. 

Vedenie dochádzky

Na vedenie dochádzky zamestnancov sa vo väčšine prípadov dnes už využívajú elektronické dochádzkové systémy vyhotovujúce fotografie zamestnancov pri príchode do firmy.

Zamestnávateľ má tak vyššiu kontrolu pred podvodmi zamestnancov pri evidencii ich dochádzky. V tomto konkrétnom prípade sa súhlas zamestnanca na spracúvanie jeho fotografie nevyžaduje.  

Opäť sme si povedali niečo zaujímavé o GDPR. Veríme, že budete odteraz so všetkými fotografiami narábať v súlade s týmto zákonom. 

The post GDPR a fotografia appeared first on Ochrana-online.sk.

E-mail marketing vyžaduje súhlas

E-mailový marketing je vhodnou stratégiou na získanie potenciálnych zákazníkov. Mnohé spoločnosti na získanie súhlasu so zasielaním e-mailov využívajú takzvané „opt-in” súhlasy. Funguje to tak, že zákazník potvrdí svoj súhlas v rámci webového formulára. 

Double opt-in obsahuje ešte krok navyše, keď zákazník dostane ešte potvrdzujúci e-mail s odkazom. Spoločnosť získa súhlas až keď zákazník na odkaz klikne. Tento double opt-in slúži aj ako spätná kontrola, či ide o skutočného zákazníka a nie o nejaký omyl alebo bota.

E-mail marketing podľa GDPR

Ak spoločnosť dostala súhlas so zasielaním e-mailov ešte pred tým ako vstúpilo do platnosti nariadenie GDPR, nemusí ho spätne žiadať. Dokonca aj keď sa zákazník predtým neprihlásil a vy ho požiadate o súhlas prostredníctvom e-mailu, porušíte predpisy o ochrane súkromia a elektronických komunikáciách. Spoločnosti však môžu svojim zákazníkom poskytnúť možnosť sa prihlásiť k odberu na svojich weboch alebo v aplikáciách.

E-mail marketing treba spravovať

Ukladanie súhlasov so zasielaním e-mailov je tiež dôležité. Všetky informácie by mali byť dostatočne zabezpečené tak, aby nedošlo k ich zneužitiu.

Pre spoločnosti je dôležité zahrnúť možnosť odvolania súhlasu. V prípade e-mailového marketingu to znamená, že zákazník musí mať možnosť odhlásiť z odberu v zasielaných e-mailoch. Ak sa zákazník odhlási, musí sa jeho želaniu bezodkladne vyhovieť, a preto je nutné mať spoľahlivý systém, ktorý bude manažovať súhlasy s odbermi.     

The post Ako ovplyvňuje nariadenie GDPR e-mailový marketing? appeared first on Ochrana-online.sk.

Riešenie viacerých problémov

Spolu s platnosťou GDPR pribudlo firmám a organizáciám hneď niekoľko povinností pri zbieraní, spracovaní a uchovávaní informácií. Dodržiavanie nariadenia GDPR si mnohokrát vyžaduje používanie najmodernejších technológií, a tým pádom aj pokročilé systémy pre riadenie prístupu.

Riešením problémov v spomínanej oblasti ochrany spracovania dokumentov môžu byť DMS systémy (Document Management System). Ako veľmi vám pomôžu, závisí najmä od množstva údajov, ktoré ste doteraz spracovali, no aj od prepojenia medzi jednotlivými časťami informačnej štruktúry v vašom podniku.

Čo sú to DMS systémy?

Ide o systémy pre správu a obeh dokumentov. Táto technológia zavádza do firemného spracovania dokumentov poriadok, pretože umožňuje ukladanie šifrovaných dokumentov, ich kategorizáciu, no aj nastavenie skartačných lehôt. DMS systém dokáže v podstate automaticky riadiť celý systém od archivácie až po skartáciu osobných údajov, ale aj prístup k nim, no okrem toho aj obnovenie dostupnosti osobných údajov v prípade bezpečnostného či technického incidentu.

Niektoré typy DMS systémov pomáhajú aj s evidenciou súhlasov jednotlivých subjektov, správy týchto súhlasov i sledovania termínov ich platnosti. Dokonca sa DMS proces nevyhne pravidelnému testovaniu a hodnoteniu opatrení, ktoré boli zavedené v danej firme alebo organizácií.

Pohodlne s mobilom

DMS systémy je možné spravovať dokonca už aj z mobilu. Z tohto dôvodu je možné získať prístup k danému dokumentu rýchlo bez ohľadu na čas a miesto, na ktorom sa nachádzate. Výsledkom je väčšia efektivita práce vašej firmy či organizácie.

The post Dodržiavanie GDPR vám uľahčí systém DMS appeared first on Ochrana-online.sk.