Kedy môžete kontaktovať zákazníkov bez ich súhlasu?

Kontaktovať svojich zákazníkov bez súhlasu môžete len vtedy, keď si už u vás nakúpili. Sú to teda vaši aktuálni zákazníci, ktorých údaje ste si uložili po predchádzajúcom nákupe. Novinky im môžete zasielať iba v tom prípade, že súvisia s produktom, ktorý si u vás zakúpili. Hoci súhlas svojich zákazníkov nepotrebujete, no musíte ich informovať o účele použitia ich osobných údajov.   

A kedy ich súhlas na kontaktovanie potrebujete?

V prípade, že chcete rozosielať akciovú ponuku či iný reklamný leták, ktorý nesúvisí s predchádzajúcim nákupom vašich zákazníkov, potrebujete získať ich súhlas. Ten sa dáva len na konkrétny účel a podľa nariadenia GDPR je možné ho kedykoľvek odvolať, teda požiadať o ukončenie zasielania newsletterov. Taktiež zákazník môže požiadať o vymazanie svojich osobných údajov z vašej databázy, no aj požadovať informácie o tom, aké údaje o ňom zhromažďujete. Výmaz údajov však nie je možné vykonať vždy. Ako spoločnosť nemôžete vyhovieť zákazníkovi v prípade, že si u vás kúpil produkt, ktorého záručná doba neskončila.

Nový zákazník musí dať vašej spoločnosti súhlas na odber reklamných letákov, napríklad zaškrnutím políčka “Súhlasím s odberom noviniek”. Toto políčko však nemôže byť vopred zaškrtnuté. Pri ňom by sa mal nachádzať aj odkaz na podmienky ochrany osobných údajov. Vaša spoločnosť si taktiež nesmie podmieniť možnosť nakupovať u vás v e-shope tým, že zákazník vám musí dať súhlas na odoberanie newslettera.

Pri udelení súhlasu musíte informovať zákazníka o:

• vašej firme a poskytnúť mu vaše identifikačné a kontaktné údaje,
• účele spracúvania osobných údajov, ktorým je v tomto prípade odber noviniek o vašej firme emailom,
• právnom základe, v tomto prípade súhlase, vďaka ktorému budete informácie spracúvať,
• osobných údajoch, ktoré budete o danej osobe využívať, čiže meno priezvisko a mailová adresa.

The post GDPR sa dotkol aj newsletterov appeared first on Ochrana-online.sk.

Riešenie viacerých problémov

Spolu s platnosťou GDPR pribudlo firmám a organizáciám hneď niekoľko povinností pri zbieraní, spracovaní a uchovávaní informácií. Dodržiavanie nariadenia GDPR si mnohokrát vyžaduje používanie najmodernejších technológií, a tým pádom aj pokročilé systémy pre riadenie prístupu.

Riešením problémov v spomínanej oblasti ochrany spracovania dokumentov môžu byť DMS systémy (Document Management System). Ako veľmi vám pomôžu, závisí najmä od množstva údajov, ktoré ste doteraz spracovali, no aj od prepojenia medzi jednotlivými časťami informačnej štruktúry v vašom podniku.

Čo sú to DMS systémy?

Ide o systémy pre správu a obeh dokumentov. Táto technológia zavádza do firemného spracovania dokumentov poriadok, pretože umožňuje ukladanie šifrovaných dokumentov, ich kategorizáciu, no aj nastavenie skartačných lehôt. DMS systém dokáže v podstate automaticky riadiť celý systém od archivácie až po skartáciu osobných údajov, ale aj prístup k nim, no okrem toho aj obnovenie dostupnosti osobných údajov v prípade bezpečnostného či technického incidentu.

Niektoré typy DMS systémov pomáhajú aj s evidenciou súhlasov jednotlivých subjektov, správy týchto súhlasov i sledovania termínov ich platnosti. Dokonca sa DMS proces nevyhne pravidelnému testovaniu a hodnoteniu opatrení, ktoré boli zavedené v danej firme alebo organizácií.

Pohodlne s mobilom

DMS systémy je možné spravovať dokonca už aj z mobilu. Z tohto dôvodu je možné získať prístup k danému dokumentu rýchlo bez ohľadu na čas a miesto, na ktorom sa nachádzate. Výsledkom je väčšia efektivita práce vašej firmy či organizácie.

The post Dodržiavanie GDPR vám uľahčí systém DMS appeared first on Ochrana-online.sk.